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Scrum e Kanban: o que você precisa saber de forma fácil e descomplicada

Portal Carreira
Escrito por Portal Carreira em 11 de março de 2021
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Scrum? Kanban? Métodos Ágeis? O que são essas coisas? 

Bom, se você chegou até aqui é porque quer saber o que significam esses nomes tão falados nos últimos tempos, hora estranhos para uns ou até com ares de pompa para outros.

Mas calma! Vamos muito além disso.. 

Você vai descobrir que esses mesmos nomes estranhos aí podem te ajudar a se adaptar melhor a esse mundo tão volátil que a gente vive e que se transforma a cada segundo. 

Como assim? Tipo, na prática mesmo? 

É que para ser relevante nesse novo Agora, é preciso também mudar o jeito de pensar, de se relacionar no trabalho, planejar, se comunicar, ou seja, ter uma mentalidade ágil para lidar com tudo isso. 

Então, continue aí! A seguir vamos conhecer as melhores metodologias que irão te ajudar a colocar tudo isso em prática.

E não deixei de dar um pulo em aprendeai.com/cursos e conferir nossos cursos sobre o tema, com o mentor Leandro Serain/IBM.

Na prática  

Para começarmos a entender na prática o que são métodos ágeis,  pense em um grupo de desenvolvedores que não aguentava mais os projetos demorados, clientes insatisfeitos e erros constantes em softwares.

Esse grupo deixou a gestão burocrática para trás e resolveu criar seus próprios sistemas de trabalho, muito mais rápidos, flexíveis e dinâmicos, como pede a tecnologia e o mundo competitivo.

Assim nasceram os métodos ágeis, que logo se espalharam para outras áreas além da TI, graças à sua eficiência.

O “ágil” é um estado de prontidão, com reações rápidas e bem planejadas às mudanças e uma incrível capacidade de adaptação.

Pense quando você queria muito transformar algum processo, serviço ou produto que estava engessado para um mais simples, menos burocrático… 

É esse tipo de frustração que a maioria dos profissionais vive, em maior ou menor grau. Entre ter uma ideia, testá-la e executá-la, vai um tempo longo.

E os métodos ágeis estão aí para nos ajudar com isso. 

Eles têm o poder de revolucionar a gestão e acelerar nossos projetos, como nenhum método tradicional é capaz.

Então, a seguir vamos ver os métodos ágeis mais conhecidos: o Scrum e o Kanban. 

E que venha o primeiro: Scrum! 

O Scrum

Você já ouviu falar do Scrum? Se não, prepare-se: você vai conhecer a seguir um dos métodos mais poderosos que pode te ajudar a melhorar a sua performance e do seu time no dia a dia. 

É isso mesmo, pode acreditar!

Há quem diz até que ajuda a construir um carro, salvar casamentos, desenvolver códigos para softwares, escrever um livro ou até mesmo reformar a sua casa…. 

“Nossa, mas afinal o que é mesmo esse tal de Scrum que até milagres ele é capaz de fazer?”

Bom, milagres nem tanto, né… mas o Scrum é capaz de elevar e muito a taxa de sucesso em projetos, dos simples aos mais complexos, que contam com diversos profissionais envolvidos, diferentes funções e vários passos. 

Mas o que é mesmo o Scrum? 

Criado por Jeff Sutherland e Ken Schwaber, em 1995, é uma metodologia muito semelhante a um jogo de rúgbi, pois representa a importância de trabalhar em equipe, de forma integrada e estratégica.

E vai além: agrega eficiência e produtividade no planejamento e gestão de projetos com equipes multifuncionais, dividindo as ações em ciclos, o que evita assim prejuízos financeiros, insatisfação com os resultados ou retrabalhos desnecessários. 

E cá entre nós: é tudo o que a gente mais quer, não é mesmo?

Então, continue aí que agora vamos entender como funciona o Scrum.

Como funciona o Scrum?
Antes de entender como funciona, pense na receita de um bolo. 

Em uma receita, cria-se uma camada do bolo de cada vez, certo?

Agora vamos fazer uma analogia com um projeto. O de um carro, por exemplo.

Cada etapa funcional do projeto do carro, por exemplo, a pintura, a inserção das portas, o motor, são como as camadas desse bolo… 

O problema é que o usuário final do carro não utiliza uma dessas camadas de forma independente. 

Ele só pode usar o carro inteiro, ou seja, ele só pode comer o bolo inteiro com todas as camadas. Só o merengue não significa nada para o cliente.

No Scrum, ao invés de entregarmos uma camada por vez, buscamos entregar fatias. Uma fatia bem fina do bolo, mas que tenha as camadas. 

Assim o cliente pode experimentar e dizer: “humm, gostaria que massa fosse mais doce.” 

E essa experiência gera percepção de valor para os envolvidos no projeto, pois eles podem participar e colaborar. 

Assim é o Scrum: um método que transforma cada etapa do projeto em entregas com alta percepção de valor para os públicos envolvidos, possibilitando assim que melhorias constantes sejam realizadas a cada etapa entregue.

E, claro, o objetivo final é sempre a agilidade na entrega de uma solução que deixe alguém feliz, evitando prejuízos, insatisfação ou retrabalhos desnecessários.

Os personagens 

Essa experiência tão enriquecedora não seria a mesma sem os agentes dessa transformação: os personagens do Scrum.

Cada um com um papel no projeto e trabalham juntos por um mesmo objetivo. 

Você vai ver que, embora os nomes são bem diferentes, é super fácil compreender o papel de cada um. 

Product Owner

O Product Owner (PO) é como um pesquisador que entende as necessidades do cliente ou usuários do produto, riscos e benefícios, para indicar a melhor solução. Atenção: ele não é “recebedor de pedidos”. 

Ele também é quem põe os itens do Backlog (você já já vai saber o que é isso) em ordem de importância para que possam ser executados.

Para isso, leva em consideração: conhecimento, custo, risco e valor.

Ele é um parceiro do Scrum Master e da equipe de desenvolvimento, que vamos conhece-los a seguir.

Scrum Master

Se o Product Owner é o dono do produto.

É ele quem ensina o time a usar o Scrum, facilita as cerimônias do Scrum, ajuda o time a enfrentar possíveis obstáculos que possam comprometer a excelência das entregas. 

E ainda possui mais uma missão: ajudar todos a compreender os valores, princípios e práticas ágeis para melhorar a realização do trabalho. 

Time Scrum 

É formado por profissionais multidisciplinares, ou seja, possuem habilidades e perfis diversos, mas acima de tudo têm as competências necessárias para criar e desenvolver o produto. 

São esses profissionais (não são somente da TI, como muitos pensam) que criam, constroem e testam o produto. 

E outra característica é que são autogerenciáveis, ou seja, responsáveis pelas próprias entregas, cientes de suas responsabilidades, proativos e não precisam de supervisão constante. 

Isso porque sabem muito bem quais são suas atividades e também as responsabilidades envolvidas.

Um time Scrum é pequeno e composto geralmente por menos de 10 pessoas.

Mas como o Scrum acontece na prática? 

O Scrum é organizado em Sprints, que são ciclos de 1 a 4 semanas de duração. Dentrro da Sprint acontecem eventos do Scrum, como a reunião diária, revisão, retrospectiva e planejamento. 

E ainda temos os artefatos, que são o Backlog do Produto, Backlog da Sprint e o incremento.

Ficou confuso(a) com tantos nomes? Não se preocupe! Vamos entender de forma fácil e descomplicada cada um deles. 

Sprint

É das corridas que vem esse conceito que significa arrancada, corrida de velocidade. Ou seja, é correr o mais rápido possível em uma curta distância e com uma meta de tempo a ser batida.

Como se fossem ciclos de um projeto com duração definida, geralmente, de 1 a 4 semanas. É aqui que o time Scrum busca entregar algum tipo de valor para o cliente final. 

Assim que um Sprint acaba, outro se inicia imediatamente logo em seguida.

Planejamento  

Toda Sprint começa com um planejamento, que é uma reunião de até 4h para uma Sprint de

2 semanas. O time se reúne para planejar o que vai ser feito. 

O PO leva os principais itens do Backlog do Produto que serão trabalhados. O time de desenvolvimento tira algumas dúvidas sobre esses itens e depois especifica para cada item do backlog um conjunto de tarefas necessárias para resolver o problema. 

Reunião diária

A “Daily”, para os mais chegados, é um encontro rápido de, no máximo, 15 minutos. Se você pensou: “já tenho tantas reuniões, mais uma agora?”… 

Relaxa, são só 15 minutinhos que valem cada momento, pois são nelas que todos conseguem avaliar o progresso das tarefas, os obstáculos no projeto e planejar os próximos passos. 

E há todo um ritual que se preze nas reuniões, sabia? São realizadas de pé e de frente para algum quadro de tarefas ou recurso que permite que todos visualizem o trabalho sendo feito. 

Na Daily, o time responde basicamente três perguntas que ajudam o time a se auto-organizar, além de trazerem transparência aos acontecimentos:

  • O que eu fiz desde o último encontro? 
  • O que pretendo fazer até o próximo encontro? 
  • Quais são os impedimentos que tive?

Pense bem: saber o que o colega está trabalhando fica ainda mais fácil para colaborar, não é mesmo? E os métodos ágeis são justamente sobre isso: colaboração!

Revisão

Chegou a hora de revisar o que já foi feito. E, mais uma vez, todo o time entra em ação: demonstra o que foi construído para o cliente ou outras pessoas que possam dar um feedback relevante sobre o produto. 

Com duração máxima de 2 horas, considerando uma sprint de duas semanas, há um truque aqui: fazer a revisão mostrando o produto e não algo representativo, como uma foto ou documento. 

Esse é um momento bem rico para o time aprender mais sobre as necessidades do cliente e aprender rápido: que é o objetivo do ágil.

Retrospectiva 

Após revisar o projeto com o cliente, chegou o momento do time se reunir e avaliar o que deu ou não certo, elencar o que pode ser melhorado no processo do trabalho e como está o relacionamento entre os integrantes.  

O time pode perceber, por exemplo, que durante o planejamento eles sentem falta de algumas informações relevantes do cliente.

Para muitos, a retrospectiva é super importante, pois permite um ciclo de melhoria contínua e de muito aprendizado entre o próprio time. 

Pode durar até 1h30 para uma sprint de 2 semanas.

Backlog do Produto

Lembra do Dono do Produto, o Product Owner? Ele é encarregado de fazer o chamado Backlog: uma lista de tarefas e das exigências e necessidades do produto final. 

É importante que o Backlog tenha uma ordem de prioridade. Por exemplo: se você estiver usando o Scrum para desenvolver um meio de transporte, itens como “Deve permitir me deslocar rapidamente” estariam perto do topo da lista de prioridades, provavelmente na frente de outros itens como “Deve ser confortável”.

É uma lista priorizada de itens que, basicamente, vão ajudar o time a criar valor.

O Backlog do Produto é uma lista viva. Isso quer dizer que ela não é toda especificada no início do projeto.

Em geral, numa Sprint, entram vários itens no Backlog. O mais comum é ficar entre 3 a 10 itens para uma Sprint de duas semanas.

O PO, responsável por cuidar desse artefato, vai alimentando esse Backlog conforme o time vai entregando os itens do topo. 

Os itens são ordenados do mais importante para os menos importantes. A lógica é que os itens do início sejam mais detalhados do que os que estão no final. 

Backlog da Sprint

É uma lista de tarefas que considera o aspecto técnico dos itens do Backlog que o time vai executar ao longo da Sprint. Por ser referente a uma Sprint, ele perde a validade no final do ciclo e é refeito no próximo.

É de responsabilidade do time de desenvolvimento. Dessa forma, o PO tem uma participação menor na criação dele.


Vai uma pausa aí para fixar o que aprendemos até agora?

  1. No Scrum, projetos são divididos em ciclos de tarefas, chamados de Sprints
  2. Cada um desses ciclos tem um prazo para ser executado 
  3. Paralelo a isso, existe uma lista de funcionalidades (é o Backlog) a serem implementadas no projeto.
  4. Para que nada saia dos trilhos, são realizadas reuniões de planejamento diárias (o que chamamos de Daily Scrum).
  5. Durante esses encontros, os profissionais envolvidos alinham com o dono do produto (Product Owner) as atividades pelas quais serão responsáveis.
  6. A cada novo dia, eles fazem uma nova reunião, a Daily, para que todos fiquem por dentro do que foi feito no dia anterior. Na oportunidade, são levantados os possíveis impedimentos para a realização das atividades e é definido o que deve ser priorizado.
  7. Quando um ciclo de atividades chega ao fim, os envolvidos se reúnem novamente para discutir o que foi implementado e, assim, começam a planejar o próximo Sprint. 
  8. E é assim que a coisa flui e tudo recomeça.

Scrum 

  • Pilares (transparência, inspeção e adaptação)
  • Valores (comprometimento, coragem, foco, abertura e respeito)
  • Personagens (scrum master, product owner e time scrum)
  • Na prática (sprint, backlog, daily, revisão, retrospectiva)

Ele é:

  • Leve
  • Fácil de entender
  • Difícil de dominar

Quando aplicar o Scrum?

O produto criado ou serviço prestado por um time Scrum deve ter um alto grau de interdependência entre as pessoas envolvidas. 

Pré-requisitos para usar o Scrum:

1) alto nível de interdependência;

2) trabalho complexo e de descoberta; 

3) baixo custo para errar.

Check-list:

  • Quem é o cliente interno? 
  • Ele tem um projeto complexo e de descoberta?
  • Consigo entregar algum tipo de valor para o cliente ao final do ciclo curto de uma Sprint?
  • Será que vale a pena trabalhar com Scrum?
  • Qual o custo de errar e aprender? Se for muito alto o Scrum não é adequado. 

O método Kanban

Agora, se você precisa realizar o controle de tarefas da equipe de forma mais visual e dinâmica, avaliar o nível de produtividade, identificar gargalos no fluxo das tarefas, o Kanban é para você.

É um termo de origem japonesa e que significa literalmente “cartão” ou “sinalização”.

Vamos fazer uma pausa aqui para voltar no tempo…

Nos anos 60, um cara chamado Taiichi Ohno, engenheiro e homem de negócios da Toyota, no Japão, curioso que só, pesquisava novas formas de gerenciar melhor o fluxo de estoque da montadora. 

E foi no jeito que os supermercados organizavam suas prateleiras que ele foi buscar inspiração para resolver isso. 

Os supermercados gerenciam o seu fluxo de estoque simplesmente estocando produtos suficientes para atingir a demanda do consumidor. 

E a Toyota, em meio à falta de recursos na época e diante da necessidade de se modernizar para acompanhar as mudanças do mercado, viu ali uma oportunidade para sincronizar melhor os níveis de estoque com o uso real dos materiais para fazer os automóveis.

Sendo assim, um veículo só começava a ser produzido a partir do momento que o cliente o comprava na loja. 

E assim permitiu pouco dinheiro parado – afinal estoque é investimento que ainda não gerou retorno – e mais força para competir com o mercado americano. 

Ainda lá naquela época, o que facilitou muito o processo da Toyota foi a comunicação entre os colaboradores com uso dos cartões e um quadro. 

Com isso foi possível entender, por exemplo, quais peças precisavam ser repostas, quando e a prioridade.

Bem interessante, não é? O Kanban é a prova viva daquelas coisas que dão tão certo e funcionam tão bem, que mesmo inventadas há quase um século, continuam sendo um sucesso. 

Mas me explica de forma mais prática?
Claro! Pensa aí em um restaurante. A cozinha recebe os cartões e, então, prepara os pratos na mesma ordem. 

Se deixar vários pratos prontos de antemão, os clientes até receberão seus pedidos na hora, mas provavelmente frios ou com outros defeitos, e os chefes podem fazer uma previsão errada. 

Por outro lado, se os cozinheiros não fizerem nada e deixarem o preparo total apenas para quando receberem pedidos, jamais darão conta de toda a demanda. Há um ponto de equilíbrio.

Em outras palavras: fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária. 

Como funciona 

Vamos começar pelos materiais. Sabe aquele amontoado de post-its coloridos e canetões que a gente se depara nas salas de reunião e que virou moda nos escritórios das empresas? 

Esses são os materiais mais usados para começar a usar o Kanban. 

A aplicação mais comum nos dias de hoje é por meio de um quadro branco divido em três etapas em colunas (fazer, fazendo e feito) e a afixação dos post-its de acordo com o desenvolvimento da tarefa.

to do (Fazer): tarefas a serem feitas;

doing (Fazendo): tarefas sendo executadas;

done (Feito): tarefas concluídas.

Mas qual a lógica disso?

Desse modo, é possível priorizar o que é mais importante e a equipe não fica sobrecarregada, pois fica claro o limite de tarefas para cada um e os prazos acordados.

Não sei se você teve essa sensação, mas é bem parecido com a ideia do Scrum que você já conheceu, não é mesmo? 

A gente começa a entregar pequenas coisas que geram valor para poder aprender e se adaptar. 

Daria para dizer que o objetivo do método é estabelecer uma condição de melhoria contínua num processo produtivo. 

E geralmente, está associado a encurtar o tempo de entrega, principalmente, a velocidade com que a gente aprende. 

Por ser um método simples e visual para que todos compreendam e acompanhem as tarefas, projetos e responsabilidades da equipe, atraiu muitos adeptos no mundo inteiro.

6 benefícios do Kanban

  1. visão do todo
  2. simplicidade
  3. acesso às informações
  4. facilita o fluxo de trabalho
  5. incentiva a comunicação
  6. prioridade e metas claras


Limitando o trabalho em progresso

Uma das máximas do kanban é “guardar um trabalho inacabado, passar para outro e depois para mais outro é improdutivo. Por isso, uma das grandes vantagens do sistema puxado é nos forçar a limitar a quantidade de trabalhos realizados em paralelo, ou seja, o limitar o Work in Progress (Trabalho em progresso).

Como vimos, no kanban há uma fila de tarefas a fazer (To Do) e de tarefas que estão sendo feitas (Doing). Se há uma tarefa de última hora é porque algo não foi concebido de acordo com o processo, concorda?

Sendo assim, ao limitar quantos trabalhos pode-se ter em andamento ao mesmo tempo, você encontra maneiras de melhorar o fluxo do trabalho, tornando-o tão contínuo quanto possível, e resolve diversas questões de qualidade no processo.

Portanto, a lição que o Kanban dá aos times é o exercício insistente da continuidade na medida de suas possibilidades, criando uma cadência cada vez mais ritmada.

Na realidade, existe uma relação matemática entre a quantidade de itens de um sistema como esse e a velocidade em que eles são entregues. 

A ideia é que eles convidem a sair de uma perspectiva individual do trabalho e olhar para o todo. A partir disso, surgem oportunidades de colaboração que antes não eram tão claras. 

Em geral, quanto menor o estoque, menor o tempo da entrega de ponta a ponta. É claro que estabelecer um limite mínimo, que é de um item por coluna, nos daria uma entrega rápida, mas provavelmente não no volume que precisa. 

Além do limite por colunas, é possível estabelecer também um limite geral por fluxo. 

O método Kanban é uma abordagem ágil e, por isso, a colaboração, melhoria contínua e experimentação são a base dele.

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