Quem nunca parou cinco minutinhos para conferir apenas uma mensagem em alguma rede social e, quando se deu conta, já tinha se passado uma hora, que atire o primeiro celular!

Sabemos bem que esse e outros tipos de distração são comuns e, até mesmo, fazem parte da nossa rotina. Mas, quando ela é excessiva e atrapalha a nossa produtividade, é preciso achar maneiras de gerenciar melhor o tempo.

CAPÍTULO 1:

O que é gestão do tempo?

Dizer que tempo é dinheiro é cair no lugar comum. No entanto, não dá para negar que é um bem precioso que não pode ser desperdiçado à toa. Saber otimizar o tempo faz total diferença também na qualidade do trabalho, uma vez que ajuda a planejar e executar as tarefas sem estourar prazos e com a dedicação que merecem.

E é aí que entra a gestão de tempo. Este é um processo que consiste em todo o planejamento e organização para dividir o tempo entre as atividades que precisa fazer durante o dia ou a semana, tanto profissionalmente, quanto na vida pessoal.

Isso ajuda não apenas em organizar o tempo, como também beneficia a produtividade e, consequentemente, a qualidade do que se propõe a fazer.

A gestão de tempo traz vantagens, até mesmo, para a sua saúde, já que colabora para reduzir o estresse, a ansiedade e a insônia, entre outros problemas.

A qualidade de vida melhora consideravelmente ainda, uma vez que, com um maior tempo livre, a pessoa consegue se dedicar mais a atividades de lazer, autocuidado, entre outros hábitos que colaboram para o bem-estar.

1.1 Mas afinal, como fazer uma boa gestão do tempo?

Alguns passos podem te ajudar a gerenciar melhor o seu tempo. São atitudes simples que, em conjunto, podem mudar consideravelmente a sua relação com o relógio. Confira:

Tenha uma agenda ou planner

Esse é um importante passo para se organizar. Além de anotar suas atividades da semana, procure colocar por ordem de prioridade. Além disso, mantenha atualizado o seu Google Calendar, para te lembrar das atividades importantes, como reuniões, consultas, entre outras.

Faça um planejamento

Comece a semana fazendo o planejamento das atividades que precisam ser realizadas durante os dias que se seguirem. A cada tarefa concluída, sinalize. Isso vai te motivar a cumprir esses objetivos.

Mantenha o ambiente de trabalho organizado

Um ambiente bem organizado faz total diferença no trabalho. Você consegue se concentrar melhor e não perde tempo procurando algo que precisa. Sem falar que é muito mais prazeroso trabalhar em um local sem bagunças, né?

Aprenda a dizer “não”

Se você é do tipo que tem dificuldades em dizer “não” a outras pessoas, esse é um hábito que precisa ser adotado. Dizer “sim” para todo mundo pode gerar mais estresse e ansiedade, além de prejudicar as atividades que, de fato, são importantes dentro da sua programação.

Delegue

De novo: não adianta querer abraçar o mundo. Você não conseguirá resolver todas as atividades, irá prejudicar a qualidade e ainda gerará um estresse. Aprenda a delegar aquilo que pode ser repassado para outras pessoas resolverem. Especialmente se você está em um cargo de gerência ou liderança, é essencial saber dar responsabilidades a seus subordinados ou colaboradores, claro, de acordo com suas habilidades e respeitando suas limitações.

Defina deadlines

Para cada tarefa que iniciar, estabeleça um prazo para concluí-la. É claro que precisa ser algo alcançável.

Fuja da procrastinação

A procrastinação afeta negativamente a produtividade e ainda resulta em um gasto desnecessário de tempo e energia. Adiar as tarefas menos prazerosas e ester muito os prazos pode gerar uma bola de neve. Comece o quanto antes e, na frente, você só ganhará tempo livre para se dedicar a outras atividades.

Evite fazer mil coisas ao mesmo tempo

Não caia na armadilha de achar que resolver várias coisas ao mesmo tempo vai te ajudar a entregar todas as demandas. Para ser produtivo e eficaz, você tem que focar em uma coisa de cada vez. Só passe para a próxima tarefa, quando concluir a que começou.

Durma bem

Respeitar o momento de descanso e dormir, pelo menos, 7 horas diárias, é essencial, até mesmo, para a produtividade. Com o corpo e a mente cansados, você não irá conseguir se concentrar no trabalho. Portanto, coloque o sono como prioridade.

Reduza as distrações

Sabemos que é inevitável, hora ou outra, se render a alguma distração. No entanto, é preciso ter um controle para não prolongar muito tempo e, assim, atrapalhar o seu planejamento.

Uma dica que faz diferença é desativar as notificações dos aplicativos do seu celular e estabelecer momentos de pausas para poder verificar mensagens, redes sociais e e-mails.

Defina metas e objetivos

Sim. Tem diferença entre esses dois pontos. Objetivos são mais amplos, sem prazo definido. Já as metas são mais específicas e de curto prazo; podemos considerar, até mesmo, como passos para conquistar objetivos maiores.

Para te ajudar nisso, uma dica que damos é adotar o método SMART. Não sabe o que é? Essa palavra é um acrônimo de cinco palavras em inglês: specific, measurable, attainable, relevant e time-based. Em português, podemos traduzir para: específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal. Complicamos? Calma! Na imagem abaixo explicamos cada um:

Specific (Específica)
Quanto mais específica e detalhada a meta for, mais fácil de ser desenvolvida. Por isso, anote o mais explicado possível tudo relacionado a essa meta; esmiúce mesmo.

Measurable (Mensurável)
Aqui, você deve mensurar sua meta, ou seja, estabelecer números. Se deseja um salário maior, coloque um valor; se o objetivo for aumentar as vendas, defina uma porcentagem.

Attainable (Alcançável)
A meta deve ser atingível. Não adianta querer um aumento de faturamento de 100%, em dois meses, por exemplo. Estude a sua realidade (ou da empresa) e coloque como prioridade aquelas metas que podem ser alcançadas mais facilmente.

Relevant (Relevante)
É importante que uma meta seja realmente relevante, especialmente quando se trata de algo que envolve uma equipe ou empresa. A relevância é essencial, até mesmo, para motivar que mais pessoas se dediquem para ajudar na realização desse projeto.

Time-based (Temporal)
Por fim, como já dissemos, uma meta deve ter um prazo para ser alcançada. Estipule prazos para cada etapa e compartilhe com outras pessoas envolvidas nesse objetivo. Assim como no caso do alcançável, é preciso ser realista e estabelecer um tempo possível.

CAPÍTULO 2

Ferramentas que ajudam na gestão do tempo

A grande funcionalidade dessas tecnologias é te ajudar a compreender a sua rotina de trabalho, visualizando o tempo que leva para realizar cada tarefa e em que atividades tem desperdiçado o seu tempo.

A dica é contabilizar, inclusive, os minutos (ou horas!!) que leva atualizando redes sociais, fazendo lanches, respondendo e-mails e por aí vai… Com isso, você identifica as mudanças necessárias para otimizar o seu dia.

Vamos então às ferramentas para gerenciar o tempo? Segue aí:

Toggl

Ótima opção para quem busca uma ferramenta simples e eficiente para fazer esse controle do tempo. Disponível para Android, iOS e web, o Toggl permite que o usuário adicione tarefas diárias (que podem ser separadas por categorias) e, assim, registra o tempo gasto em cada uma.

Você pode inserir palavras-chaves, colocar a duração e data da tarefa, além de pausar, editar e reativar a tarefa. Um recurso interessante é que ele permite que acione notificação para quando o tempo programado encerrar.

Todoist

Uma das ferramentas mais conhecidas para essa finalidade, o Todoist tem a vantagem de permitir que seja acessado de qualquer lugar, já que está disponível para vários sistemas operacionais e pode ser sincronizado entre diversos dispositivos.

Nele, o usuário pode criar as atividades e organizá-las pela data limite da entrega ou pelo projeto a qual pertencem. Além disso, ele possibilita o compartilhamento das tarefas com outros membros da equipe, permitindo assim que todos acompanhem como andam os desenvolvimentos dos projetos e garante ainda mais as entregas dentro dos prazos estipulados.

Remember the Milk

Ideal para quem realiza várias tarefas ao mesmo tempo, esse app é compatível com smartphones, computadores e outros serviços, como Gmail, Outlook, entre outros.

O interessante é que você pode configurar vários perfis, como pessoal e profissional, garantindo um melhor gerenciamento de tempo em todas as esferas da sua vida.

A ferramenta permite ainda a edição de múltiplas tarefas, como mudá-las de categoria, alterar a data de realização e adicionar anotações.

RescueTime

Por fim, temos o RescueTime. Esse aplicativo te ajuda a entender seus hábitos, cronometrando o tempo gasto em aplicativos e sites enquanto você usa o computador. A partir disso, ele gera relatórios para análise. Isso é importante para te ajudar a identificar quais são os hábitos que atrapalham a sua produtividade.

PomoDoneApp

Esse app usa a Técnica Pomodoro para acompanhar e organizar o seu tempo. Disponível para diferentes navegadores e sistemas operacionais, ele oferece integração com plataformas de gerenciamento de projetos como Trello, Todoist e Toggl, entre outros, o que evita que você precise inserir as tarefas manualmente.

Nele, o usuário pode criar tarefas ou sincronizá-las com outras ferramentas, e então acionar o temporizador. É interessante, por exemplo, colocar um tempo X para a realização de um trabalho e 5 minutos para o descanso.

CAPITULO 3

Métodos e técnicas para gerenciamento de tempo

3.1 Técnica Pomodoro

Você conhece a técnica Pomodoro? Sua gestão de tempo pode melhorar bastante com ela. ⠀

Pomodoro é uma palavra em italiano que significa tomates. Neste método, um pomodoro significa um período de quatro pomodori divididos em tempo de tarefa realizada e breves momentos de descanso.⠀

A proposta é que você cronometre e foque totalmente no que está executando, até que chegue o momento de sua pausa. Todo o método vai intercalando entre períodos trabalhados e intervalos de descanso. ⠀

1) Para começar a técnica, você precisará ter ao seu lado um despertador ou cronômetro e um papel para anotações.⠀

2) Se o seu objetivo é cumprir uma tarefa de um projeto na empresa, por exemplo, então comece e não pare de realizar essa tarefa por exatos 25 minutos. ⠀

3) Quando acabar o tempo, descanse por cinco minutos (você pode ir até o banheiro, olhar o celular ou apenas relaxar, por exemplo). ⠀

4) Depois, volte à tarefa e fique mais 25 minutos e, assim, sucessivamente.⠀

5) Após completar quatro vezes desse ciclo, aumente seu descanso para 30 minutos. ⠀

6) Depois, volte e repita o processo até realizar, novamente, quatro etapas. ⠀

7) O procedimento todo deve durar duas horas.⠀

Lembre-se de, enquanto isso, ter um papel para anotar se algo te tirou a atenção. Por exemplo, se você foi interrompido porque sentiu fome ou seus pensamentos fugiram do foco, anote. Caso alguém te chame ou o telefone toque, também faça a anotação.⠀

Assim, você saberá quantas vezes foi interrompido, como isso interferiu no seu trabalho e quais são os pontos que mais te tiram a atenção. ⠀

Ter consciência disso te ajudará a melhorar posteriormente.

3.2 Método GTD

Getting Things Done (GTD) ou, em tradução livre, “Fazer Acontecer”, é um método desenvolvido por David Allen, composto por cinco etapas. São elas:

  • Recolher: anotar todas as tarefas que vêm à mente
  • Esclarecer: definir as etapas de cada tarefa
  • Organizar: criar uma lista dessas atividades
  • Refletir: de tempos em tempos, revisar as tarefas
  • Fazer: por fim, mãos à obra. A dica é completar os afazeres de acordo com o contexto, à medida em que eles surgem.

3.3 Método Kanban

Trata-se de outro método de gestão do tempo, que oferece uma representação visual clara de todo o projeto, o que facilita para acompanhar o desempenho. A técnica foi desenvolvida na década de 1940, pelo japonês Taiichi Ohno, que aplicou-a na Toyota Automotive, para aumentar a produtividade da empresa.

O processo se inicia com a pessoa estabelecendo quantos estágios a tarefa ou o projeto possui. A partir disso, deve criar colunas e ir movendo as tarefas por elas, de acordo com o andamento da atividade.

A sugestão é que a tabela com as colunas sigam essa proposta:

Demandas: aqui, ficam as tarefas que precisam ser realizadas.
Para fazer: aqui, ficam aquelas que você precisa trabalhar.
Em andamento: deixe nessa coluna as tarefas que estão sendo executadas no momento.
Concluído: tarefas finalizadas.

A partir disso, você pode criar outras subcategorias ou organizar da forma que fica mais fácil de visualizar.

CAPÍTULO 4

Como manter o planejamento?

Agora que você já entendeu a importância de gerenciar melhor o tempo e, provavelmente, neste ponto, já escolheu uma técnica para testar, vamos à parte mais difícil: como manter esse planejamento?

A verdade é que não há fórmula mágica. A única forma é ter constância. Quando mais você fizer da gestão de tempo parte da sua rotina, mais você vai manter a prática e, consequentemente, sentir todos os benefícios.

Ao perceber como esse gerenciamento afetará positivamente a sua produtividade e, até mesmo, a sua qualidade de vida, dificilmente irá querer abandoná-lo. Pode acreditar!

Esse, inclusive, é um ponto importante: lembre-se de que a gestão de tempo não envolve apenas a sua vida profissional, como também toda a esfera pessoal. Com mais tempo livre, você poderá se dedicar a momentos de lazer, relaxamento e autocuidado. Com isso, naturalmente, sofrerá bem menos com ansiedade e estresse. Benefícios para o corpo e a mente não vão faltar!

CAPÍTULO 5

Resumo

Se perdeu no meio de tanto conteúdo? Calma! Estamos aqui também para otimizar o seu tempo! Preparamos um resumo poderoso de tudo o que falamos aqui. E, como fazemos o serviço completo, sinalizamos onde encontrar cada um desses tópicos. Arrasamos, pode falar!

Capítulo 1

Gestão de tempo é um processo de planejamento e organização para dividir o tempo entre todas as atividades que precisa fazer durante o dia ou a semana, não apenas profissionalmente, como também na vida pessoal.

Para fazer uma boa gestão de tempo, é preciso: ter planejamento, aprender a dizer não, reduzir as distrações, definir metas e objetivos.

Capítulo 2

Algumas ferramentas são ótimas aliadas para fazer um bom gerenciamento de tempo. Nossa indicação: Toggl, Todoist, Remender the milk, RescueTime e PomoDoneApp.

Capítulo 3

A técnica Pomodoro consiste em cronometrar e focar totalmente no que está executando até que chegue o momento de sua pausa. Todo o método vai intercalando entre períodos trabalhados e intervalos de descanso. ⠀

O Método GTD é composto das seguintes etapas: recolher, esclarecer, organizar, refletir e fazer.

O Método Kanban oferece uma representação visual clara de todo o projeto, o que facilita para acompanhar o desempenho.

Capítulo 4

Para conseguir manter a gestão de tempo não há fórmula mágica. A única forma é ter constância. Quando mais você fizer da gestão de tempo parte da sua rotina, mais você vai manter a prática e, consequentemente, sentir todos os benefícios.

Nós, da equipe Aprendeaí, esperamos que este e-book ajude você a encontrar o melhor caminho para passar por esse momento de tantas mudanças e que assuma o seu protagonismo de maneira ágil, eficiente e generosa com seus colaboradores.

Se você tiver alguma dúvida, sugestão ou feedback, envie um e-mail para nós, no e-mail contato@aprendeai.com.br. Vamos adorar intensificar essa troca com você!

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