Quem nunca parou cinco minutinhos para conferir apenas uma mensagem em alguma rede social e, quando se deu conta, já tinha se passado uma hora, que atire o primeiro celular!

Sabemos bem que esse e outros tipos de distração são comuns e, até mesmo, fazem parte da nossa rotina. Mas, quando ela é excessiva e atrapalha a nossa produtividade, é preciso achar maneiras de gerenciar melhor o tempo.

CAPÍTULO 1:

O que é gestão do tempo?

Dizer que tempo é dinheiro é cair no lugar comum. No entanto, não dá para negar que é um bem precioso que não pode ser desperdiçado à toa. Saber otimizar o tempo faz total diferença também na qualidade do trabalho, uma vez que ajuda a planejar e executar as tarefas sem estourar prazos e com a dedicação que merecem.

E é aí que entra a gestão de tempo. Este é um processo que consiste em todo o planejamento e organização para dividir o tempo entre as atividades que precisa fazer durante o dia ou a semana, tanto profissionalmente, quanto na vida pessoal.

Isso ajuda não apenas em organizar o tempo, como também beneficia a produtividade e, consequentemente, a qualidade do que se propõe a fazer.

A gestão de tempo traz vantagens, até mesmo, para a sua saúde, já que colabora para reduzir o estresse, a ansiedade e a insônia, entre outros problemas.

A qualidade de vida melhora consideravelmente ainda, uma vez que, com um maior tempo livre, a pessoa consegue se dedicar mais a atividades de lazer, autocuidado, entre outros hábitos que colaboram para o bem-estar.

1.1 Mas afinal, como fazer uma boa gestão do tempo?

Alguns passos podem te ajudar a gerenciar melhor o seu tempo. São atitudes simples que, em conjunto, podem mudar consideravelmente a sua relação com o relógio. Confira:

Tenha uma agenda ou planner

Esse é um importante passo para se organizar. Além de anotar suas atividades da semana, procure colocar por ordem de prioridade. Além disso, mantenha atualizado o seu Google Calendar, para te lembrar das atividades importantes, como reuniões, consultas, entre outras.

Faça um planejamento

Comece a semana fazendo o planejamento das atividades que precisam ser realizadas durante os dias que se seguirem. A cada tarefa concluída, sinalize. Isso vai te motivar a cumprir esses objetivos.

Mantenha o ambiente de trabalho organizado

Um ambiente bem organizado faz total diferença no trabalho. Você consegue se concentrar melhor e não perde tempo procurando algo que precisa. Sem falar que é muito mais prazeroso trabalhar em um local sem bagunças, né?

Aprenda a dizer “não”

Se você é do tipo que tem dificuldades em dizer “não” a outras pessoas, esse é um hábito que precisa ser adotado. Dizer “sim” para todo mundo pode gerar mais estresse e ansiedade, além de prejudicar as atividades que, de fato, são importantes dentro da sua programação.

Delegue

De novo: não adianta querer abraçar o mundo. Você não conseguirá resolver todas as atividades, irá prejudicar a qualidade e ainda gerará um estresse. Aprenda a delegar aquilo que pode ser repassado para outras pessoas resolverem. Especialmente se você está em um cargo de gerência ou liderança, é essencial saber dar responsabilidades a seus subordinados ou colaboradores, claro, de acordo com suas habilidades e respeitando suas limitações.

Defina deadlines

Para cada tarefa que iniciar, estabeleça um prazo para concluí-la. É claro que precisa ser algo alcançável.

Fuja da procrastinação

A procrastinação afeta negativamente a produtividade e ainda resulta em um gasto desnecessário de tempo e energia. Adiar as tarefas menos prazerosas e ester muito os prazos pode gerar uma bola de neve. Comece o quanto antes e, na frente, você só ganhará tempo livre para se dedicar a outras atividades.

Evite fazer mil coisas ao mesmo tempo

Não caia na armadilha de achar que resolver várias coisas ao mesmo tempo vai te ajudar a entregar todas as demandas. Para ser produtivo e eficaz, você tem que focar em uma coisa de cada vez. Só passe para a próxima tarefa, quando concluir a que começou.

Durma bem

Respeitar o momento de descanso e dormir, pelo menos, 7 horas diárias, é essencial, até mesmo, para a produtividade. Com o corpo e a mente cansados, você não irá conseguir se concentrar no trabalho. Portanto, coloque o sono como prioridade.

Reduza as distrações

Sabemos que é inevitável, hora ou outra, se render a alguma distração. No entanto, é preciso ter um controle para não prolongar muito tempo e, assim, atrapalhar o seu planejamento.

Uma dica que faz diferença é desativar as notificações dos aplicativos do seu celular e estabelecer momentos de pausas para poder verificar mensagens, redes sociais e e-mails.

Defina metas e objetivos

Sim. Tem diferença entre esses dois pontos. Objetivos são mais amplos, sem prazo definido. Já as metas são mais específicas e de curto prazo; podemos considerar, até mesmo, como passos para conquistar objetivos maiores.

Para te ajudar nisso, uma dica que damos é adotar o método SMART. Não sabe o que é? Essa palavra é um acrônimo de cinco palavras em inglês: specific, measurable, attainable, relevant e time-based. Em português, podemos traduzir para: específica, mensurável, alcançável, relevante e temporal. Complicamos? Calma! Na imagem abaixo explicamos cada um:

Specific (Específica)
Quanto mais específica e detalhada a meta for, mais fácil de ser desenvolvida. Por isso, anote o mais explicado possível tudo relacionado a essa meta; esmiúce mesmo.

Measurable (Mensurável)
Aqui, você deve mensurar sua meta, ou seja, estabelecer números. Se deseja um salário maior, coloque um valor; se o objetivo for aumentar as vendas, defina uma porcentagem.

Attainable (Alcançável)
A meta deve ser atingível. Não adianta querer um aumento de faturamento de 100%, em dois meses, por exemplo. Estude a sua realidade (ou da empresa) e coloque como prioridade aquelas metas que podem ser alcançadas mais facilmente.

Relevant (Relevante)
É importante que uma meta seja realmente relevante, especialmente quando se trata de algo que envolve uma equipe ou empresa. A relevância é essencial, até mesmo, para motivar que mais pessoas se dediquem para ajudar na realização desse projeto.

Time-based (Temporal)
Por fim, como já dissemos, uma meta deve ter um prazo para ser alcançada. Estipule prazos para cada etapa e compartilhe com outras pessoas envolvidas nesse objetivo. Assim como no caso do alcançável, é preciso ser realista e estabelecer um tempo possível.

CAPÍTULO 2

Ferramentas que ajudam na gestão do tempo

A grande funcionalidade dessas tecnologias é te ajudar a compreender a sua rotina de trabalho, visualizando o tempo que leva para realizar cada tarefa e em que atividades tem desperdiçado o seu tempo.

A dica é contabilizar, inclusive, os minutos (ou horas!!) que leva atualizando redes sociais, fazendo lanches, respondendo e-mails e por aí vai… Com isso, você identifica as mudanças necessárias para otimizar o seu dia.

Vamos então às ferramentas para gerenciar o tempo? Segue aí:

Toggl

Ótima opção para quem busca uma ferramenta simples e eficiente para fazer esse controle do tempo. Disponível para Android, iOS e web, o Toggl permite que o usuário adicione tarefas diárias (que podem ser separadas por categorias) e, assim, registra o tempo gasto em cada uma.

Você pode inserir palavras-chaves, colocar a duração e data da tarefa, além de pausar, editar e reativar a tarefa. Um recurso interessante é que ele permite que acione notificação para quando o tempo programado encerrar.

Todoist

Uma das ferramentas mais conhecidas para essa finalidade, o Todoist tem a vantagem de permitir que seja acessado de qualquer lugar, já que está disponível para vários sistemas operacionais e pode ser sincronizado entre diversos dispositivos.

Nele, o usuário pode criar as atividades e organizá-las pela data limite da entrega ou pelo projeto a qual pertencem. Além disso, ele possibilita o compartilhamento das tarefas com outros membros da equipe, permitindo assim que todos acompanhem como andam os desenvolvimentos dos projetos e garante ainda mais as entregas dentro dos prazos estipulados.

Remember the Milk

Ideal para quem realiza várias tarefas ao mesmo tempo, esse app é compatível com smartphones, computadores e outros serviços, como Gmail, Outlook, entre outros.

O interessante é que você pode configurar vários perfis, como pessoal e profissional, garantindo um melhor gerenciamento de tempo em todas as esferas da sua vida.

A ferramenta permite ainda a edição de múltiplas tarefas, como mudá-las de categoria, alterar a data de realização e adicionar anotações.

RescueTime

Por fim, temos o RescueTime. Esse aplicativo te ajuda a entender seus hábitos, cronometrando o tempo gasto em aplicativos e sites enquanto você usa o computador. A partir disso, ele gera relatórios para análise. Isso é importante para te ajudar a identificar quais são os hábitos que atrapalham a sua produtividade.

PomoDoneApp

Esse app usa a Técnica Pomodoro para acompanhar e organizar o seu tempo. Disponível para diferentes navegadores e sistemas operacionais, ele oferece integração com plataformas de gerenciamento de projetos como Trello, Todoist e Toggl, entre outros, o que evita que você precise inserir as tarefas manualmente.

Nele, o usuário pode criar tarefas ou sincronizá-las com outras ferramentas, e então acionar o temporizador. É interessante, por exemplo, colocar um tempo X para a realização de um trabalho e 5 minutos para o descanso.

CAPITULO 3

Métodos e técnicas para gerenciamento de tempo

3.1 Técnica Pomodoro

Você conhece a técnica Pomodoro? Sua gestão de tempo pode melhorar bastante com ela. ⠀

Pomodoro é uma palavra em italiano que significa tomates. Neste método, um pomodoro significa um período de quatro pomodori divididos em tempo de tarefa realizada e breves momentos de descanso.⠀

A proposta é que você cronometre e foque totalmente no que está executando, até que chegue o momento de sua pausa. Todo o método vai intercalando entre períodos trabalhados e intervalos de descanso. ⠀

1) Para começar a técnica, você precisará ter ao seu lado um despertador ou cronômetro e um papel para anotações.⠀

2) Se o seu objetivo é cumprir uma tarefa de um projeto na empresa, por exemplo, então comece e não pare de realizar essa tarefa por exatos 25 minutos. ⠀

3) Quando acabar o tempo, descanse por cinco minutos (você pode ir até o banheiro, olhar o celular ou apenas relaxar, por exemplo). ⠀

4) Depois, volte à tarefa e fique mais 25 minutos e, assim, sucessivamente.⠀

5) Após completar quatro vezes desse ciclo, aumente seu descanso para 30 minutos. ⠀

6) Depois, volte e repita o processo até realizar, novamente, quatro etapas. ⠀

7) O procedimento todo deve durar duas horas.⠀

Lembre-se de, enquanto isso, ter um papel para anotar se algo te tirou a atenção. Por exemplo, se você foi interrompido porque sentiu fome ou seus pensamentos fugiram do foco, anote. Caso alguém te chame ou o telefone toque, também faça a anotação.⠀

Assim, você saberá quantas vezes foi interrompido, como isso interferiu no seu trabalho e quais são os pontos que mais te tiram a atenção. ⠀

Ter consciência disso te ajudará a melhorar posteriormente.

3.2 Método GTD

Getting Things Done (GTD) ou, em tradução livre, “Fazer Acontecer”, é um método desenvolvido por David Allen, composto por cinco etapas. São elas:

  • Recolher: anotar todas as tarefas que vêm à mente
  • Esclarecer: definir as etapas de cada tarefa
  • Organizar: criar uma lista dessas atividades
  • Refletir: de tempos em tempos, revisar as tarefas
  • Fazer: por fim, mãos à obra. A dica é completar os afazeres de acordo com o contexto, à medida em que eles surgem.

3.3 Método Kanban

Trata-se de outro método de gestão do tempo, que oferece uma representação visual clara de todo o projeto, o que facilita para acompanhar o desempenho. A técnica foi desenvolvida na década de 1940, pelo japonês Taiichi Ohno, que aplicou-a na Toyota Automotive, para aumentar a produtividade da empresa.

O processo se inicia com a pessoa estabelecendo quantos estágios a tarefa ou o projeto possui. A partir disso, deve criar colunas e ir movendo as tarefas por elas, de acordo com o andamento da atividade.

A sugestão é que a tabela com as colunas sigam essa proposta:

Demandas: aqui, ficam as tarefas que precisam ser realizadas.
Para fazer: aqui, ficam aquelas que você precisa trabalhar.
Em andamento: deixe nessa coluna as tarefas que estão sendo executadas no momento.
Concluído: tarefas finalizadas.

A partir disso, você pode criar outras subcategorias ou organizar da forma que fica mais fácil de visualizar.

CAPÍTULO 4

Como manter o planejamento?

Agora que você já entendeu a importância de gerenciar melhor o tempo e, provavelmente, neste ponto, já escolheu uma técnica para testar, vamos à parte mais difícil: como manter esse planejamento?

A verdade é que não há fórmula mágica. A única forma é ter constância. Quando mais você fizer da gestão de tempo parte da sua rotina, mais você vai manter a prática e, consequentemente, sentir todos os benefícios.

Ao perceber como esse gerenciamento afetará positivamente a sua produtividade e, até mesmo, a sua qualidade de vida, dificilmente irá querer abandoná-lo. Pode acreditar!

Esse, inclusive, é um ponto importante: lembre-se de que a gestão de tempo não envolve apenas a sua vida profissional, como também toda a esfera pessoal. Com mais tempo livre, você poderá se dedicar a momentos de lazer, relaxamento e autocuidado. Com isso, naturalmente, sofrerá bem menos com ansiedade e estresse. Benefícios para o corpo e a mente não vão faltar!

CAPÍTULO 5

Resumo

Se perdeu no meio de tanto conteúdo? Calma! Estamos aqui também para otimizar o seu tempo! Preparamos um resumo poderoso de tudo o que falamos aqui. E, como fazemos o serviço completo, sinalizamos onde encontrar cada um desses tópicos. Arrasamos, pode falar!

Capítulo 1

Gestão de tempo é um processo de planejamento e organização para dividir o tempo entre todas as atividades que precisa fazer durante o dia ou a semana, não apenas profissionalmente, como também na vida pessoal.

Para fazer uma boa gestão de tempo, é preciso: ter planejamento, aprender a dizer não, reduzir as distrações, definir metas e objetivos.

Capítulo 2

Algumas ferramentas são ótimas aliadas para fazer um bom gerenciamento de tempo. Nossa indicação: Toggl, Todoist, Remender the milk, RescueTime e PomoDoneApp.

Capítulo 3

A técnica Pomodoro consiste em cronometrar e focar totalmente no que está executando até que chegue o momento de sua pausa. Todo o método vai intercalando entre períodos trabalhados e intervalos de descanso. ⠀

O Método GTD é composto das seguintes etapas: recolher, esclarecer, organizar, refletir e fazer.

O Método Kanban oferece uma representação visual clara de todo o projeto, o que facilita para acompanhar o desempenho.

Capítulo 4

Para conseguir manter a gestão de tempo não há fórmula mágica. A única forma é ter constância. Quando mais você fizer da gestão de tempo parte da sua rotina, mais você vai manter a prática e, consequentemente, sentir todos os benefícios.

Nós, da equipe Aprendeaí, esperamos que este e-book ajude você a encontrar o melhor caminho para passar por esse momento de tantas mudanças e que assuma o seu protagonismo de maneira ágil, eficiente e generosa com seus colaboradores.

Se você tiver alguma dúvida, sugestão ou feedback, envie um e-mail para nós, no e-mail contato@aprendeai.com.br. Vamos adorar intensificar essa troca com você!

Não deixe de nos acompanhar no Instagram e assine também a nossa Newsletter no Portal Carreira. Toda semana, trazemos vários conteúdos interessantes para impulsionar a sua carreira!

Quer aprender estratégias e ferramentas práticas para sua Gestão do Tempo? Conheça este curso.

Manual completo para você fazer uma gestão de tempo eficiente

Seu arquivo está pronto.

Baixe gratuitamente seu material

Baixar

Manual completo para você fazer uma gestão de tempo eficiente

Manual completo para você fazer uma gestão de tempo eficiente