Bem-vindo(a) ao Ebook Novo RH na Pandemia!

A pandemia do Coronavírus mudou muito do mundo como conhecíamos e isso inclui também as formas e os ambientes de trabalho. A crise exigiu que o mercado se reinventasse e, agora, começamos a nos adaptar a novos modelos que estão sendo desenhados. 

Com isso, o RH é posto no fronte dessas mudanças, tendo como missão proteger aquelas que são as engrenagens principais de qualquer organização: as pessoas. 

Não são poucos os desafios que surgiram nesse novo cenário e cabe a este setor criar novas estratégias para que a empresa mantenha a produtividade e o desempenho, mesmo em tempos tão incertos. 

Um estudo realizado em conjunto entre a MIT Sloan Management Review, Culture X e Josh Bersin Academy, mostrou que 41% dos profissionais de RH tem como prioridade, durante a crise, a saúde física e mental dos colaboradores.

Perguntas que iremos responder neste e-book

Ao longo dos capítulos, reunimos os principais desafios e mais de 50 estratégias e ferramentas práticas para enfrentá-los em diferentes frentes do novo “Agora”

  • Como o home office irá afetar os modelos de trabalho daqui pra frente?
  • Quais as ferramentas digitais podem ajudar nesses desafios?
  • Como devem ser as relações entre os líderes e os colaboradores?
  • Como medir as métricas de produtividade?
  • Como lidar com a gestão de custos durante a crise?
  • Quais os principais erros que as empresas devem evitar neste momento?
  • Quem cuida do RH?

Vamos seguir juntos? 

Home office veio pra ficar

Logo que a pandemia surgiu e o isolamento social se mostrou o modo mais eficiente de combatê-la, empresas de todo o mundo se viram diante da necessidade de impor a política de trabalho remoto. 

Um levantamento feito pela empresa de consultoria Betania Tanure Associados (BTA), com representantes de 359 companhias, revelou que, devido à pandemia, o modelo home office se tornou o padrão para, ao menos, 43% das empresas brasileiras.

E esse foi o primeiro obstáculo enfrentado pelo mercado. Afinal, para muitos, foi uma mudança inesperada que exigiu organização e estratégia. Não é a toa que o estudo da MIT Sloan revelou que 39% dos profissionais de RH se preocupam com a gestão do trabalho remoto. 

 E aí, juntamente com isso, vieram outros desafios, também citados pelos empresários, no mesmo estudo da BAT:

  • 61% revelaram dificuldade na adaptação das atividades presenciais para virtuais;
  • 45% têm dificuldades no gerenciamento remoto da equipe;
  • 43% citaram preocupação com a infraestrutura tecnológica;
  • 40%  apontaram como desafio a aplicação do trabalho remoto a todos os níveis da organização;
  • 20%  se procuram com o nível de digitalização dos processos.

 É fato que, de uma alternativa emergencial, o home office vai passar a fazer cada vez mais parte da rotina das empresas. Especialistas apontam que no pós-pandêmico os modelos de trabalho serão mais flexíveis, com regimes mistos, onde intercalam dias de trabalho no escritório e dias em casa. 

E vantagens para isso não faltam. Um estudo realizado pela Pulses, agora 2020, com 179 empresas, mostrou que, mesmo durante a pandemia, 78% dos brasileiros se sentem mais produtivos trabalhando remotamente.

Respondendo aos desafios

Vamos apresentar agora as soluções mais eficazes para os desafios listados acima:

1.Ferramentas digitais para controle de jornada

Não dá para dizer que a transição do modelo tradicional para o remoto, de forma repentina, tenha sido fácil para as empresas. E um dos desafios encarados foi a necessidade de lançar mão de ferramentas que tornassem viáveis essa mudança, sem prejudicar o trabalho.

Para isso, ferramentas de videoconferência, como Zoom, Skype e Google Meeting, ganharam protagonismo e, prometem manter-se como parte da rotina organizacional. Segundo o Decode e Google Trends Brasil, a demanda por essas plataformas web meeting teve um aumento de 519%, durante a pandemia. 

Essa transformação digital engloba ainda a digitalização e outros processos, como folhas de pagamento, relatórios, gerenciamento de tempo, entre outros. E, cabe ao RH se atualizar sobre as melhores ferramentas para o modelo de trabalho da companhia. 

Listamos algumas das ferramentas indicadas pela equipe Aprendeaí que facilitam o modo de trabalho remoto:

Para gerenciamento de projetos:

  • Trello: ferramenta bem fácil de mexer e versátil, é organizada em listas e pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Pode ser utilizada para organizar tarefas pessoais e profissionais. O Trello pode ser tanto usado por um só indivíduo, como para trabalhos em equipe. 
  • Runrun.it: plataforma online grátis com uma série de recursos para gerenciar projetos e tarefas em equipe. Permite criar listas de atividades colaborativas, inserir listas, compartilhar arquivos, agendar a entrega de resultados ou produzir relatórios. 
  • Asana: entre os recursos disponíveis, estão lista de tarefas, criação de times, chat colaborativo e quadro de projetos. Gratuito, oferece planos pagos com funções extras.
  • IDoneThis: a plataforma transforma as informações registradas em relatórios de maneira simples, e  gerencia os relatórios das atividades executadas pelas equipes. Além disso, envia e-mails para os usuários informando quais foram as tarefas concluídas e um resumo do desempenho de cada membro. 

Para controle de tempo:

  • Toggl: permite que o usuário adicione tarefas diárias (que podem ser separadas por categorias) e, assim, registra o tempo gasto em cada uma. Pode inserir palavras-chaves, colocar a duração e data da tarefa, além de pausar, editar e reativar a tarefa.  
  • Todoist: pode ser acessado de qualquer lugar, já que está disponível para vários sistemas operacionais e pode ser sincronizado entre diversos dispositivos. Nele, o usuário pode criar as atividades e organizá-las pela data limite da entrega ou pelo projeto a qual pertencem. Além disso, ele possibilita o compartilhamento das tarefas com outros membros da equipe. 
  • PomoDoneApp: usa a Técnica Pomodoro para acompanhar e organizar o seu tempo. Ele oferece integração com plataformas, como Trello, Todoist e Toggl. Nele, o usuário pode criar tarefas ou sincronizá-las com outras ferramentas, e então acionar o temporizador.
  • Remember the Milk: é compatível com smartphones, computadores e outros serviços. A ferramenta permite ainda a edição de múltiplas tarefas, como mudá-las de categoria, alterar a data de realização e adicionar anotações.
  • RescueTime: ajuda a entender seus hábitos, cronometrando o tempo gasto em aplicativos e sites enquanto você usa o computador. A partir disso, ele gera relatórios para análise. 

 Para comunicação empresarial:

  • Slack: plataforma de comunicação comercial, que oferece muitos recursos no estilo IRC, incluindo salas de bate-papo organizadas por tópico, grupos privados e mensagens diretas. O Slack permite integração com diversos serviços, como Google Drive, Office 365, Zoom e Trello, entre outros.
  •  Zoom Meetings: desenvolvido especialmente para o ambiente corporativo, é bastante utilizado em reuniões com um grande número de pessoas, já que ele permite até cem participantes. No entanto, conta com a desvantagem de, na versão gratuita, a videoconferência não poder ultrapassar uma hora de duração. Já na versão paga, não há limite.
  • Google Meet: disponível para qualquer pessoa com uma conta do Google e não é necessário instalar plug-in no desktop. O grande trunfo do Google Meet é a qualidade da imagem de vídeo, além do fato de permitir salvar as reuniões no Google Drive.
  • GoToMeeting: conta como diferencial a função de ajustar automaticamente a largura de banda disponível e os recursos de hardware de cada usuário, o que permite que a videochamada fique mais nítida e com menos problemas de conexão. Em contrapartida, tem a desvantagem de ser gratuito por apenas 14 dias e, após esse prazo, é necessário fazer uma assinatura. 
  • Zoho Meeting: tem como destaque a opção de permitir que um participante assuma o controle da tela remotamente, por meio do aplicativo para desktop. Isso é útil em caso de uma pessoa precisar resolver problemas ou inserir informações. O plano empresarial custa US$ 8 por um mês e permite até 100 participantes e a gravação de 10 sessões.

Para criar apresentações diferenciadas:

  • Prezi: na ferramenta, o usuário distribui o seu conteúdo (textos, imagens, vídeos, gráficos etc.) por uma espécie de quadro branco. Então, o Prezi cria transições incríveis, aplicando zoom por cada parte do conteúdo.
  • Haiku Deck: desenvolvido com foco em criar apresentações em tempo recorde e de maneira muito simplificada. A ferramenta conta com diversos modelos predefinidos e um grande acervo de imagens e ilustrações que podem ser adicionadas com um clique. Permite também o uso de  imagens próprias.
  • Canva: reúne templates prontos gratuitos, em uma plataforma bem intuitiva que permite qualquer um criar sua apresentação com recursos variados.
  • SlideRocket: tem como foco a facilidade em gerenciar seus slides, adicionando dezenas de possibilidade a eles de maneira intuitiva e prática. Entre os recursos está a possibilidade de integrar o conteúdo de diversos sites, como Flickr ou YouTube, e utilizar plug-ins do Yahoo! e do Twitter. 
  • Google Docs: conta com uma grande variedade de temas, fontes, vídeos incorporados, animações e muitos outros recursos. E, para ter acesso aos recursos, basta uma conta no Gmail.

Para folha de pagamento online e controle financeiro:

  • Webfopag: ferramenta moderna que possibilita a gestão completa da folha de pagamento pela internet, da contratação à rescisão do funcionário.
  • Xerpa: permite centralizar todo o processo de admissão e demissão (preenchimento digital de documentos), controle de férias e distribuição de holerites.
  • Biz.u: ferramenta de People Analytics, bastante utilizada para processos seletivos, além de retenção de pessoas e análise de desempenho. A proposta é descobrir a compatibilidade candidato x cultura e candidato x cargo, antes mesmo de uma entrevista.
  • FolhaCerta: nele, é possível administrar faltas, conferir horas trabalhadas e faltantes, ponto eletrônico, aprovação de “faltas” e um painel de métricas exclusivo para o RH.
  •  SocialBase: um colaborador pode postar um aviso ou uma ideia e recebe interações do resto da equipe. Também permite que o RH mensure a efetividade das ações.

2. Proximidade com os funcionários

No início de 2020, a Mercer Tendências Globais de Talentos realizou uma pesquisa com empresas de 34 países, que indicou que um funcionário de uma empresa que se preocupa com sua saúde e bem-estar tem quatro vezes mais chances de se sentir motivado com seu trabalho. 

Isso faz com que ele tenha mais propensão em permanecer naquela companhia, ser produtivo, mais resiliente e disposto a se requalificar. Ou seja: só vantagens!

Essa nova realidade de trabalho remoto que a pandemia trouxe exige que o RH encontre um meio de se manter próximo dos funcionários, mesmo diante da distância física. 

Paulo Oliveira, coordenador de marketing da Empresa especialista em RH Apdata, em entrevista ao site RH pra Você, reforça a importância das lideranças das empresas em conseguirem manter os laços entre todos os integrantes das equipes, além do trabalho, humanizando as relações. 

Para fortalecer esse engajamento é necessário estabelecer algumas estratégias, como:

  • Manter conversas frequentes sobre assuntos que não fazem parte do universo da empresa, mesmo em reuniões virtuais, demonstrando interesse pela vida do funcionário..
  • Promover festividades e encontros, para manter esse espírito de equipe unida.
  • Criar novas oportunidades para que os profissionais apliquem suas competências.
  • Manter uma relação de transparência, com comunicação aberta, deixando claro que prioridades, objetivos e escopos podem mudar.
  • Demonstrar preocupação com a saúde física e mental da equipe. É importante ainda estender esse cuidado aos familiares dos colaboradores.
  • Oferecer feedbacks constantes, de uma forma que mantenha os funcionários motivados e dispostos a melhorarem sempre. 
  • Reforçar objetivos e valores da organização.
  • Transmitir confiança na produtividade dos colaboradores à distância.

Métricas de produtividade: OKR

Outra tendência para o pós-pandemia é que as métricas sofram alterações. O sistema OKR (Objectives and Key Results) ajuda a alinhar a perspectiva, prioridades e criatividade de cada time, garantindo que todos andem na mesma direção.

O que é OKR?

Em português, esse termo pode ser traduzido para “objetivos e resultados-chave” e representa os principais objetivos que uma empresa tem. Trata-se de uma metodologia que foi criada pelo ex-CEO da Intel, Andrew Grove, e, de tão eficiente é usada pelo Google, desde 1999. Nela, as organizações criam e alinham essas expectativas, elencando as prioridades. 

A técnica garante maior clareza e engajamento em relação às metas mensuráveis, mensurando tanto a produtividade individual, quanto a coletiva. Na prática, o OKR funciona assim:

Objetivos: são as descrições qualitativas memoráveis do que deseja alcançar. Os objetivos devem ser curtos e precisam motivar a equipe. 

Key Results: são as métricas que medem o seu progresso em direção ao Objetivo. Cada objetivo deve conter de 2 a 3 KR, sendo que todos devem ser quantitativos e mensuráveis.

Métricas de produtividade: Dashboards

Nesse contexto de medir a produtividade e o avanço em direção aos objetivos da empresa, entram em cena os dashboards.

O que são os dashboards?

Dashboards são painéis que, de forma bem visual, mostram as métricas e indicadores para alcançar objetivos e metas, além do monitoramento dos resultados, o que torna esse processo mais facilmente compreendido pela equipe.

3. Estimular a cultura de inovação

Ainda estamos vivendo um período de incertezas, em que não há garantias sobre as consequências dessa crise. Por isso, irá se destacar no mercado quem demonstrar a capacidade de se adaptar e criar soluções inovadoras. 

Além do uso de tecnologia, o profissional precisará demonstrar algumas qualidades, como criatividade, gentileza e empatia. Mas, como promover a inovação dentro da empresa? Te mostramos alguns passos:

  1. Estimule o feedback e o diálogo entre as equipes
  2. Incentive o compartilhamento de ideias
  3. Contrate pessoas com perspectivas diferentes
  4. Ofereça ações criativas
  5. Lance desafios 
  6. Priorize o coletivo
  7. Defina métricas e compare resultados

Planejamento estratégico na gestão de custos 

Momentos de crise afetam negativamente os resultados. Mas, antes de pensar no corte de funcionários, procure estudar todos os setores da empresa. Uma coisa é fato: Sempre tem onde economizar para amenizar esses efeitos. 

Em um artigo publicado pela Gardner, a empresa de consultoria que é referência em pesquisa e prospecção de mercado, “Os líderes de RH devem agir para identificar os ganhos de eficiência a curto prazo, incluindo redução imediata de gastos, enquanto gerenciam os riscos associados a essas decisões sobre os gastos. No caso do RH, isso significa principalmente proteger a experiência e a produtividade dos funcionários”. 

O mais importante nesse momento de corte de gastos é o planejamento, uma vez que se mal executada, pode prejudicar o crescimento da empresa. Além disso, um estudo realizado pela Gartner Global Labor Market Survey em 2019, com mais de 10 mil gerentes e colaboradores de todo o mundo, mostrou que a redução de custos pode ter os seguintes impactos:

  • Queda de até 8% na satisfação média dos colaboradores;
  • Declínio de até 7% no engajamento dos funcionários;
  • Queda de até 5% na porcentagem de colaboradores que atingem ou superam as metas.

Para evitar todos esses efeitos negativos, o indicado é que os cortes ligados ao quadro de funcionários aconteça uma única vez. Além disso, outras ações podem ajudar na redução de custos, sem precisar fazer desligamentos. São eles:  

  1. Digitalize e otimize os processos 
  2. Remaneje os empregados 
  3. Aposte nos treinamentos para que os profissionais se tornem mais eficazes e produtivos
  4. Identifique gastos e rendimentos de cada setor
  5. Invista na automação financeira
  6. Evite furos no caixa

Erros que precisam ser evitados neste novo cenário

Neste capítulo, vamos listar erros comuns que empresas costumam cometer durante períodos de crise. Fique atento para auxiliar os seus líderes a fugir dessas ciladas:

  • Deixar a qualidade cair

Não adianta reduzir os custos de forma que prejudique a qualidade do serviço ou produto oferecido. É preciso ter em mente que a margem de lucro tende a cair nesses períodos, mas é justamente a qualidade que fará com que a empresa se recupere mais facilmente e se destaque no mercado. 

  • Sacrificar o marketing

É justamente nessa fase que sua empresa precisa ser vista e se mostrar relevante. Portanto, não subestime a importância dos canais digitais. Invista em conteúdos que atraiam e fidelizem o seu público. 

  • Permanecer na zona de conforto

Por mais que seja tentador ser cauteloso, momentos de mudança pedem uma dose de ousadia e inovação. Procure formas de reinventar e incentive a equipe a pensar fora da caixa e trazer novas ideias. 

  • Exagerar nas reuniões

Especialmente no modo de trabalho remoto, é comum que muitas empresas aumentem a quantidade e duração das reuniões. É preciso ter em mente que cada reunião, mesmo por videoconferência, é um investimento. Portanto, analise se os encontros são mesmos necessários e, caso não dê para substituir por um e-mail, procure ser o mais rápido, direto e objetivo possível. 

  • Não ser sincero com os colaboradores

Já apontamos aqui a importância de manter uma relação de transparência com todos os funcionários e colaboradores. Procure manter todos a par da situação da empresa, uma vez que omitir isso causa um cenário de insegurança, o que afeta, até mesmo, a produtividade.  

  • Reduzir o treinamento

Não encare cursos de capacitação como um custo. Esse é o tipo de investimento que só tem a beneficiar os profissionais e, consequentemente, a empresa. Incentive treinamentos online, workshops e compartilhe conteúdos gratuitos.

  • Não considerar as especificidades de cada colaborador

Cada pessoa tem um perfil e não dá para colocar todos na mesma caixa. Considere as qualidades e respeite as limitações de cada um para criar uma gestão mais eficiente e que atenda a toda equipe. 

O bem-estar do profissional de RH

Em um momento que exige tantas responsabilidades dos profissionais de RH é mais do que comum que eles sintam o peso desses desafios. 

Para evitar as consequências negativas que essa turbulência pode causar, é essencial que as empresas não se esqueçam dos cuidados que as pessoas que estão por trás dessa gestão também precisam. A psicóloga, Hipnoterapeuta e Coach da Mente, Sabrina Amaral, em artigo publicado no LinkedIn, enumerou alguns passos que podem colaborar para o bem-estar do RH:

  • Não se cobre tanto

Por mais que falemos sobre o protagonismo neste momento, é preciso entender que você não precisa dar conta de tudo. Seja mais generoso consigo mesmo e respeite suas limitações, assim como você faz com os outros colaboradores da empresa.

  • Desligue-se

É imprescindível saber o momento de se desligar. Fora do horário de serviço, evite ler mensagens relacionadas ao trabalho. Dedique o momento de folga para se desconectar, relaxar e curtir seus hobbies. 

  • Evite o excesso de informação

Durante a pandemia, nos deparamos com uma chuva de informações que, naturalmente, causam ansiedade e estresse. Saber achar um equilíbrio entre se manter bem informado e preservar a saúde mental é um cuidado que deve permanecer no cenário pós-pandêmico.  

  • Faça uso das ferramentas

No capítulo 2, fizemos uma lista de ferramentas indicadas, especialmente, para o modelo de trabalho remoto. Esses sites e aplicativos ajudam a tornar o trabalho mais ágil, organizado e eficiente, especialmente para o RH, que gerencia um grande número de colaboradores. Escolha aquelas ferramentas que melhor combinam com seu estilo de trabalho e com a sua empresa. 

  • Não hesite em pedir ajuda

Não espere sentir os primeiros sintomas de exaustão para se cuidar. Conte com o apoio dos seus superiores e compartilhe as dificuldades que tem sentido. Além disso, não dispense a ajuda profissional de psicólogos para aprender a lidar, da forma mais leve e saudável possível, com essa fase de cobranças extremas.

Se perdeu no meio de tanto conteúdo? Calma! Estamos aqui também para otimizar o seu tempo! Preparamos um resumo poderoso de tudo o que falamos aqui. E, como fazemos o serviço completo, sinalizamos onde encontrar cada um desses tópicos. Arrasamos, pode falar!

Capítulo 1

  • Devido à pandemia, o modelo home office se tornou o padrão para, ao menos, 43% das empresas brasileiras.
  • 39% dos profissionais de RH se preocupam com a gestão do trabalho remoto. 
  • No cenário pós-pandêmico, os modelos de trabalho serão mais flexíveis, com regimes mistos, onde intercalam dias de trabalho no escritório e dias em casa. 
  • A maioria dos brasileiros se sentem mais produtivos trabalhando remotamente.

Capítulo 2

  • A demanda pelas plataformas web meeting teve um aumento de 519%, durante a pandemia. 
  • O RH precisa se atualizar sobre as melhores ferramentas para o modelo de trabalho da companhia. Há aplicativos e sites para: gestão de projetos, controle do tempo, comunicação empresarial, criar apresentações, controle financeiro. 
  •  Um funcionário de uma empresa que se preocupa com sua saúde e bem-estar tem quatro vezes mais chances de se sentir motivado com seu trabalho. Isso faz com que ele tenha mais propensão em permanecer naquela companhia, ser produtivo, mais resiliente e disposto a se requalificar. 
  • É preciso que as lideranças das empresas consigam manter os laços entre todos os integrantes das equipes, além do trabalho, humanizando as relações. Isso é um desafio ainda mais presente no modo de trabalho remoto, mas que precisa ser considerado. 
  • Uma alternativa é adotar métricas de produtividade, como OKRs e Dashboards.
  • Neste novo cenário, irá se destacar quem demonstrar a capacidade de se adaptar e criar soluções inovadoras. 
  • O mercado, mais do que nunca, exigirá profissionais que tenham qualidades como criatividade, gentileza e empatia. 

Capítulo 3

  • Não tem como fugir: momentos de crise reduzem a arrecadação.
  • A redução de custos sem planejamento pode prejudicar a produtividade dos colaboradores 
  • A dica é fazer cortes uma única vez durante a crise, especialmente no que diz respeito ao quadro de funcionários. 

Capítulo 4

  • Fuja de erros comuns em momentos de crise, como: prejudicar a qualidade, sacrificar o marketing, permanecer na zona de conforto, exagerar nas reuniões, não ser sincero com os funcionários, reduzir o treinamento, não considerar o perfil de cada funcionário.
  • É essencial que as empresas não se esqueçam do cuidado com os profissionais de RH. Atitudes que ajudam esses protagonistas a manterem a saúde e o bem-estar em dia: não se cobrar tanto, desligar-se, evitar o excesso de informação, fazer o uso de ferramentas online, não hesitar em pedir ajuda. 

Nós, da equipe Aprendeaí, esperamos que este e-book ajude você a encontrar o melhor caminho para passar por esse momento de tantas mudanças e que assuma o seu protagonismo de maneira ágil, eficiente e generosa com seus colaboradores. 

Se você tiver alguma dúvida, sugestão ou feedback, envie um e-mail para nós, no e-mail contato@aprendeai.com.br. Vamos adorar intensificar essa troca com você! 

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